Contrairement aux idées reçues, les missions d’un réceptionniste ne consistent pas uniquement à répondre au téléphone. Véritable atout pour les structures accueillant du monde, il s’occupe de l’accueil des clients dans le sourire et en toute courtoisie. Vous envisagez de postuler dans une agence hôtesse à Paris pour exercer ce métier enrichissant ? Découvrez quelles sont les responsabilités associées à ce poste.
Assurer le « front desk » ou la réception
Les réceptionnistes sont surtout connus pour travailler dans un hôtel ou un restaurant. Ceci étant dit, ces derniers peuvent également exercer au sein d’une entreprise, publique ou privée, et auprès d’un cabinet de professionnels (avocats, agence d’étude…). Il peut aussi travailler en association avec une agence d’hôtesse à Paris afin de trouver des missions temporaires ou des CDI.
Placé à l’entrée d’un espace dédié à recevoir, un réceptionniste assure plusieurs tâches :
- Accueille et dirige les clients ou visiteurs
- Avertit le personnel de la compagnie de leur arrivée
- Répond aux questions et demandes d’informations
- Se charge du système d’accès et de télécommunications
Dans la mesure où le réceptionniste est la première personne en contact avec les visiteurs, il se doit d’être sympathique, courtois et avoir le sens de la communication. Une bonne présentation (faciès et mode vestimentaire) peut également être un atout non négligeable notamment si vous envisagez de passer un entretien pour un recrutement d’hôtesse d’accueil.
Les fonctions administratives à réaliser
Au-delà de l’accueil et l’orientation des visiteurs, le réceptionniste contribue à la sécurité du bâtiment puisqu’il est tenu de surveiller les entrées et sorties. Assurant à peu près les mêmes fonctions qu’un secrétaire, il devra s’occuper de plusieurs tâches administratives :
- Réponds, filtre et transfère les appels entrants
- S’occupe des e-mails et du courrier (réception et tri)
- Rédige les différentes lettres administratives
- Assure les échanges avec les partenaires ou prestataires
Par ailleurs, l’archivage fait aussi partie des missions d’un réceptionniste. De ce fait, pour réussir votre recrutement hôtesse d’accueil, il vaut mieux avoir une certaine compétence dans ce domaine. En tant que réceptionniste, vous serez certainement amené à traiter la documentation et le classement des documents administratifs.
Le réceptionniste : une aide cruciale pour les collègues
Selon le secteur d’activité de la structure, le réceptionniste peut effectuer certaines tâches afin d’alléger les missions de ses collègues ou supérieurs. Dans une grande entreprise par exemple, il devra organiser les réunions avec les fournisseurs et visiteurs.
Dans les établissements de santé, le réceptionniste peut assurer des missions plus spécifiques. Citons notamment l’organisation du planning et des rendez-vous, la recueille des données personnelles et l’orientation des patients.
Si vous travaillez dans une agence hôtesse Paris ou une boite spécialisée dans le tourisme et l’hôtellerie, sachez que la plupart des offres de recrutement sont saisonnières. Enfin, il est important de noter que les horaires de travail d’un réceptionniste peuvent être variables et flexibles. Pensez donc à bien réfléchir à votre situation au moment de choisir le secteur d’activité d’une entreprise.